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Logiciels de gestion pour galeries : un outil essentiel pour croître

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A l’ère du numérique, une galerie doit pousser pour augmenter sa visibilité. La gestion d’une galerie peut être complexe et optimiser sa gestion est un donc un impératif. Les logiciels ont aujourd’hui accès à des logiciels conçus spécifiquement pour ces problématiques spécifique. Un logiciel de gestion permet de centraliser l’ensemble des données, de structurer sa communication et de gérer son activité depuis n’importe avec son mobile ou sa tablette. Une galerie peut gagner du temps, développer au mieux une relation personnalisée avec ses collectionneurs et optimiser les processus au quotidien avec ses équipes.

Le logiciel de gestion de la société américaine Artsystems

Les premiers logiciels

Dans l’histoire des logiciels de gestion de base de données – c’est comme cela qu’ils étaient présentés – les premiers logiciels étaient assez rudimentaires et ont été conçus durant la seconde moitié du XXe siècles.

Concernant le marché de l’art, les premiers sont apparus dès 1989, comme le système Artsystems. Ces solutions techniques venaient répondre à un besoin simple : gérer des gros volumes de données liées aux collections et aux collectionneurs. A l’origine, ces solutions étaient conçues pour permettre de centraliser l’ensemble des données et pour stocker un important. Les premiers logiciels ont émergé aux Etats-Unis, où le marché du software pour le secteur culturel, est très largement développé.

La deuxième vague des logiciels et l’émergence du Saas

A mesure qu’Internet se développait, les systèmes d’informations devaient plus complexes ainsi les systèmes d’informations (SI) se devaient d’être également plus flexibles et beaucoup plus rapides. Par exemple, la possibilité d’interroger une base de données plus rapidement et obtenir des réponses plus rapides devenait une nécessité. Les logiciels métiers conçus pour le marché de l’art (gestion de bases de données, gestion des contacts, gestion de la logistique…) sont, à priori, peu concernés pas des solutions dites SaaS pour « Software As a service ». En effet, ces solutions nécessitent la conception d’interfaces sophistiquées, avec des menus souvent complexes : ces interfaces sont des solutions relativement lourdes, difficilement convertibles en applications Web.

Enfin, ces outils doivent interroger des volumes de données conséquents et faire des calculs très sophistiqués (affichage images, systèmes de filtres avancés, etc.) difficiles à effectuer en JavaScript. Enfin, ils manipulent des fichiers très lourds, peu adaptés à des allers/retours sur le Net.

Les premiers logiciels fonctionnaient sous le mode de l’acquisition de licence, cela signifie que vous payez votre licence, souvent annuelle, et deviez installer des fichiers ou un programme sur votre serveur. Mais, vous vous en doutez, la lourdeur des calculs, le poids des interfaces et des fichiers devenaient conséquents.

Le logiciel de gestion Anatoletools

Dans la seconde partie des années 2000, l’émergence des technologies dans le nuage – aussi appelleés en anglais « Cloud Computing -, et notamment du SaaS, la donne a quelque peu changé. Le coût des solutions ont baissé, elles sont devenues moins chères et plus efficaces.

Le marché de l’art accuse un retard concernant sa digitalisation et son équipement en logiciels de gestion

Le marché du logiciel pour la gestion des galeries n’est pas nouveau. Et pour cause, les premiers logiciels ont vu le jour il y a près de 30 ans ! la digitalisation des galeries d’art est lente mais bien réel. Les galeries utilisent les réseaux sociaux pour communiquer et promouvoir évènements, oeuvres et artistes. Certaines, celles qui ont les moyens, sont déjà de véritables marque-media et se sont décidées à prendre le train du numérique. Les fournisseurs de services oeuvrant sur ce marché ont parfois impulsé un changement de mentalité important montrant ainsi la capacité du marché de l’art à innover.

Pourquoi utiliser des logiciels de gestion (CRM, ERP)

Les solutions technologiques permettent de se faciliter le travail et d’améliorer considérablement la gestion des tâches. Mieux, les solutions logiciels vous permettent d’adapter votre flux de travail.

Mieux gérer ses données

Un système de gestion de données permet d’organiser, stocker, trier et récupérer des données.Le marché de l’art est un marché très spécifique avec des problématiques diverses et variées, l’utilisation de ces logiciels. Pourtant, encore de très nombreuses galeries travaillent avec Excel ou le support papier. Ces supports ne posent pas de problème en soi mais ils limitent sensiblement la capacité des galeries à analyser

Avoir un état des lieux de sa collection en temps-réel

Les oeuvres peuvent être parfois en prêt, sur un salon, sur une foire ou en réserve. Il est parfois difficile de s’y retrouver, d’autant plus si, on fonctionne avec le support papier. Pour la gestion de la logistique, disposer d’un outil puissant et intuitif est une vraie valeur ajoutée. Vous gagnez du temps et améliorer la gestion logistique, simplement.

Sécuriser et stocker l’ensemble des documents relatifs aux collections

C’est probablement l’un des points les plus intéressants pour les gestionnaires de collections. Disposer d’une solution qui centralise et stocke de manière sécurisée l’ensemble de la document relative à une collection est un réel avantage.

Les technologies cloud facilitent la gestion et aident à travailler de manière plus collaborative

L’avantage incontestable des technologies cloud est qu’elles s’insèrent facilement dans le processus de gestion quotidien à des tarifs abordables pour les organisations. L’autre avantage, non négligeable, est que vous travailler de manière plus collaborative et ainsi faciliter la gestion des données au sein de votre galerie.