5 critères à considérer lors de la recherche d’un nouveau logiciel de gestion de collections

Dernière mise à jour le 04/06/2018 à 11:37

Changer de logiciel de gestion pour sa galerie est une décision importante puisque cette dernière impactera votre activité au quotidien. Si en ce moment, vous êtes à la recherche d’un nouveau système pour la gestion de votre activité, voici quelques éléments utiles à conserver à l’esprit avant de prendre votre décision.

1. Informez vous sur le processus de migration des données

Il est évident que lorsque vous prenez la décision de changer de système de gestion, l’export et l’import des données de votre inventaire est un enjeu de taille puisqu’il s’agit là de l’intégrité de vos données dont il est question et ces données plus aujourd’hui qu’hier, sont d’une valeur considérable.

Le manque de standardisation sur le marché de l’art concernant le format des données exploitées et exploitables est une véritable problématique et c’est probablement pour cela que bien peu de galeries sont équipées en système de gestion pour la gestion de leur activité. Le challenge est plus qu’évident : export/import des données, données de contacts et de facturation sont souvent dans des formats très différents (.csv, .pdf, .doc, .xls…). En effet, pour de nombreuses galeries, l’interrogation première est la suivante : Comment extraire les données de mon ancien système pour les implémenter dans le nouveau dans un format compatible ?

Pour vous assurer que vos données sont préservées et qu’elles puissent être transférées sans encombre, demandez précisément comment fonctionne le processus de migration des données. N’hésitez pas à suggérer des choses et à fournir tous les éléments nécessaires à votre prestataire pour que l’opération soit une réussite !

NOTRE CONSEIL:

Ne vous empêchez pas de changer de système et de migrer vers un système plus moderne et adapté aux nouveaux usages qui vous permettra de développer votre activité commerciale.

2. Les logiciels hébergés dans le nuage sont désormais essentiels

De nombreuses galeries se soucient de l’intégrité de leurs données, ce qui est évidemment normal, compte tenu du fait qu’elles constituent un élément important de leur activité. Ainsi, de nombreuses galeries s’interrogent sur la sécurité des données hébergées dans le nuage. En réalité, en 2018 le cloud reste le meilleur endroit pour héberger ses données et la sécurité des données s’est très largement améliorée. Stocker vos données d’inventaire d’oeuvres et informations de contacts sur des serveurs locaux peut être dangereux puisque si le serveur venait à planter il est probable que vos données soient tout simplement irrécupérables.

Chez AnatoleTools, nous sauvegardons quotidiennement les données de nos utilisateurs sur un serveur sécurisé et crypté. Nous disposons également de serveurs de secours dans le cas d’une panne grave. Cela signifie que vos données sont toujours précieusement conservées et que vous ne les perdez pas dans le cas d’un malheureux accident.

NOTRE CONSEIL:

Nous ne sommes plus en 1996 désormais. Stocker vos données dans le cloud est sécurisé, et est devenu essentiel pour les galeries en activité et celles sur le point de s’ouvrir.

Conçu pour le travail collaboratif

Que vous soyez deux ou une dizaine de collaborateurs, il est essentiel que votre logiciel puisse fonctionner en mode multi-comptes. L’enjeu est d’améliorer la gestion de la galerie tout autant que la productivité de l’équipe et votre solution doit nécessairement couvrir ce besoin.

Création d’un nouvel utilisateur dans l’app anatoletools

Voici quelques fonctionnalités à prendre en compte pour vous aider à prendre votre décision (liste non exhaustive) :

– Avoir la possibilité de créer plusieurs comptes utilisateurs
– Avoir la possibilité d’avoir des niveaux de droits différents (administrateur, éditeur…)
– Avoir la possibilité d’assigner des contacts à des membres de l’équipe
– Accès à des rapports d’activité
– Savoir qui a modifié certaines informations liées au compte

NOTRE CONSEIL:

Un logiciel de gestion doit vous permettre de faciliter le travail en équipe et de fluidifier les échanges le but étant de booster la productivité de l’équipe.

4. Plus qu’un simple outil de gestion d’inventaire

Les meilleurs systèmes de gestion pour galeries sont bien plus que des simples solutions de gestion d’inventaire. Si vous dépensez tous les mois dans un abonnement c’est aussi pour que le logiciel soit capable de gérer également des tâches diverses comme la facturation, gestion de la relation client et plus encore. En 2018, le système que vous choisissez doit impérativement vous aider à gagner du temps dans votre gestion au quotidien et qu’il vous aide à transformer votre gestion d’activité en la rendant plus efficace.

Votre solution de gestion doit pouvoir réaliser notamment les tâches suivantes :

– Facturation et encaissement des paiements (P.O.S)
– CRM et suivi des ventes
– Rapports d’activité et d’inventaire
– Gestion des tâches et gestion de projet
– Responsive vous permettant de gérer votre inventaire et activité de partout

Gestion des factures dans l’app anatoletools.com

NOTRE CONSEIL:

Tenez compte du fait que votre nouveau logiciel doit gérer plus que l’inventaire de vos collections mais toute la chaine de valeur de votre activité au quotidien.

5. Cherchez un partenaire pour votre galerie, pas un prestataire

Lorsque vous payez pour un logiciel de gestion pour votre galerie, souvenez vous que vous ne faites pas seulement un achat pour un prestation de services mais que vous bâtissez une relation professionnelle – idéalement cette relation professionnelle sera une relation long terme. Misez sur une solution qui accompagnera votre galerie vers le succès opérationnel en termes de gestion pour aujourd’hui mais aussi et surtout pourdemain.

Cela signifie donc deux choses en termes de choix lors de la sélection d’un nouveau système :

– Orientée client & utilisateur – cherchez un partenaire technique qui est prêt à accueillir vos suggestions en termes de fonctionnalités par exemple.

– Une solution évolutive et pérenne – la technologie va à un rythme effréné et l’offre technique évolue très rapidement. Choisissez un partenaire capable d’offrir des solutions durables et qui évoluent avec le temps. La technologie de doit pas freiner votre ascension mais la soutenir.

NOTRE CONSEIL:

Si votre choix se porte sur une solution incapable d’être alignée sur vos besoins et de celles de vos clients, vous courrez à terme  le risque de vous retrouver face à de vraies difficultés pour assurer le développement de votre activité commerciale.