Gestion interne galerie

Les 3 tâches quotidiennes les plus chronophages en galerie

Dernière mise à jour le 05/11/2018 à 05:18

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Les galeries avec lesquelles nous travaillons sont claires sur les problématiques liées à la gestion du temps passé sur les tâches : elles passent trop de temps sur des tâches administratives qui apportent peu de valeur ajoutée sur le développement commercial de leur galerie. Si vous êtes dans le même cas, rassurez-vous, il existe des solutions pour vous aider à en passer moins et à vous concentrer sur ce qui compte vraiment. On vous donne quelques conseils pour vous aider à simplifier la gestion de vos clients et des tâches quotidiennes.

Gérez vos tâches, relances commerciales sans difficultés et paramétrez vos notifications ! 
Synchronisez votre agenda avec Google Agenda. → Découvrez notre logiciel de gestion pour galeries d'art.

De nombreuses tâches peuvent être automatisées…

Nous accompagnons de plus de plus de galeries qui vivent la même chose que vous au quotidien : trop temps passé sur des tâches administratives. Qu’on se le dise, en galerie, il y a beaucoup à faire : administratif, gestion des clients, des artistes, des ventes…Toutes ces tâches sont importantes pour l’organisation de votre activité commercial mais pour certaines, elles prennent beaucoup de temps. Pourtant, de nombreuses tâches peuvent être aujourd’hui simplifiées et automatisées afin de fluidifier votre gestion au quotidien. Le but de l’automatisation de ces tâches est simple : faire en sorte que vous puissiez vous concentrer sur des tâches à forte valeur ajoutée et ainsi passer du temps sur ce qui compte vraiment : la gestion de vos clients, de vos ventes et de vos artistes.

#1 – Mise à jour, suivi du stock & logistique


La mise à jour des stocks et le suivi des oeuvres est une tâche complexe mais indispensable. Si certaines de vos oeuvres sont vendues, prêtées ou exposées sur des lieux éloignés de la galerie (parfois celles-ci peuvent ne pas être sur le même continent !) il peut être compliqué sinon impossible de s’y retrouver et de gérer cette tâche correctement.

Les solutions qui s’offrent à vous :

> Investir dans un système qui permette un suivi complet de votre stock, de la localisation de vos oeuvres pour en faciliter la gestion et ainsi avoir une photographie réaliste de votre stock en temps-réel.

Suivi du stock dans AnatoleTools

#2 – Relation-client, marketing et relance commerciale

Vente d’oeuvres à la foire Internationale Arco Madrid.
© Crédit photo Artnewspaper

La partie commerciale, la relation et le suivi client sont des activité indispensables pour garantir la performance commerciale d’une galerie et sa viabilité économique, vous le savez. Le marché de l’art est très particulier dans le sens où la vente d’oeuvres d’art est en soit une activité très particulière qui relève autant de l’affectif que du bien commercialisable mais en tant que galeristes, vous demeurez malgré tout des commerçants et vous vous devez de vendre. Dans un contexte de plus en plus numérique où les points de contact avec vos clients peuvent être très variés, il devient difficile de s’en sortir…

Gérer les relances commerciales, les rendez-vous professionnels et tout ce qui s’y rapporte peut donc se révéler d’une complexité folle surtout quand il faut gérer également une équipe de collaborateurs. Pourtant, pour assurer le développement de votre activité, il est nécessaire d’avoir un véritable agenda qui puisse vous aider à vous organiser au mieux.

Les solutions qui s’offrent à vous :

> Utiliser un agenda en ligne collaboratif permettant de vous notifier des tâches et des rappels pour vos rendez-vous. Idéalement, ces systèmes peuvent être synchronisés avec des solutions comme Google Agenda, très utilisés dans le milieu professionnel. Ces systèmes sont très pertinents dans le sens où les notifications permettent d’éviter les oublis parfois malheureux.

Module Agenda dans AnatoleTools avec synchronisation bi-directionnelles des tâches avec Google Agenda.

#3. Administratif & facturation


La gestion administrative fait partie de toutes les activités professionnelles, ce n’est évidemment pas la partie la plus drôle mais elle est néanmoins indispensable au bon fonctionnement de toute activité professionnelle. Pour peu qu’on soit pris de phobie administrative et cet aspect peut se révéler angoissante…Cet aspect de votre activité doit pouvoir se faire facilement pour vous rendre le travail moins douloureux et plus efficace.

Les solutions qui s’offrent à vous :

> Utiliser un outil de facturation adapté aux spécificités fiscales du marché de l’art (gestion automatique de la TVA, prise en compte de TVA sur marge, vente intra & extra union-européenne, particulier, entreprise…)

Module facturation dans AnatoleTools avec gestion automatique de la TVA.

Certaines tâches chronophages mais nécessaires apportant peu de valeurs ajoutées peuvent être automatisées. Les outils digitaux existent et sont à votre disposition pour vous aider à améliorer votre gestion, réduire le temps passé sur ces dernières. Profitez donc des outils qui s’offrent à vous pour vous faciliter la vie ! L’essentiel avant tout est de vous concentrer sur vos clients et d’en conquérir de nouveaux.