Gérer son activite, Gestion interne galerie

Quels KPI suivre pour piloter & développer sa galerie d’art efficacement ?

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La gestion d’une galerie est une activité complexe. Qu’il s’agisse de la relation-client, du suivi des ventes ou de l’organisation d’une exposition vous devez tout maîtriser. Pour cela, vous devez connaître et comprendre les chiffres clés qui comptent pour votre activité on parle alors de KPI (ou Key Performance Indicators – KPIs – en anglais).
Tout analyser peut se révéler être fastidieux surtout si vous n’avez pas les bons outils. Les systèmes de gestion traditionnels pour galeries disposent peu de ces fonctionnalités d’analyse. Pourtant, elles sont nécessaires pour mesurer et orienter vos choix, développer votre base de contacts, et faire augmenter votre C.A. Dans ce billet, nous tentons de vous délivrer quelques conseils pour établir vos KPI, les suivre, les analyser afin de vous aider à piloter efficacement votre activité de galeriste.

Qu’est ce qu’une KPI ?

KPI est l’acronyme pour Key Performance Indicatoren anglais. Les KPI ou ICP (indicateurs clés de performance) peuvent être utilisés, entre autres, dans le domaine de l’analyse d’audience en marketing ou en management.

Les KPI sont usités pour déterminer les facteurs pris en compte pour mesurer l’efficacité globale d’un dispositif commercial ou marketing ou d’une action particulière. Il est donc possible de les utiliser de manière ponctuelle pour une campagne ou de façon permanente pour mesurer les résultats. Pour assurer le pilotage d’une activité, les KPI peuvent être regroupés dans un « tableau de bord ». Les KPI sont très utilisés dans le marketing digital ou le management.

Pourquoi utiliser des KPI ?

Tout d’abord parce qu’ils sont utiles ! Les KPI vous aident à prendre des décisions adaptées pour votre activité, au moment opportun. En les utilisant régulièrement, vous êtes en mesure de déterminer ce qu’il faut ajuster, le budget à investir et dans quelles directions aller. Ainsi, vous pouvez en utilisant vos KPI :

Piloter votre activité plus efficacement
Analyser ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas
Anticiper les actions à mettre en place
Avoir une vision globale de votre activité

Il faut donc voir les KPI comme des outils d’aide au pilotage. L’objectif est de vous permettre d’analyser et de comprendre votre activité sous différents aspects stratégiques : commercial, marketing, relation-client et expérience client. En sus, l’enjeu est de parvenir à monitorer, aussi efficacement que possible, votre activité à partir de données fiables que vous pourrez ensuite comparer au fil du temps. C’est l’une des manières les plus efficaces, avec le temps, de développer une activité rentable efficacement dans une ère largement dominée par le numérique et l’expérience client.

Un exemple de dashboard : Vous permet de voir les évolutions à travers le temps

Les différents types de KPI

Dans les faits, il existe des centaines de KPI utilisables dans le cadre de l’activité commerciale. Etablir une liste exhaustive est un exercice impossible. Cependant, certaines sont assez généralistes et peuvent être utilisés dans plusieurs industries de façon relativement identique. A l’inverse, certaines seront très spécifiques à certaines activités commerciales. C’est donc à vous, qui connaissez votre activité, qu’incombe de choisir les meilleurs indicateurs qu’il faut retenir et ceux qui n’en valent pas la peine.

A vous aussi d’être en mesure de déterminer les KPIs dites « prioritaires » (celles qui impactent vos objectifs) et les secondaires, utiles à l’analyse.

Nous proposons ci-dessous, une hiérarchie de trois types de KPI que vous pouvez utiliser pour monitorer votre activité. Les KPI « commerciales », de «communication & marketing » et «généralistes ». En sus, on vous explique comment ils peuvent être intégrés dans votre grille d’analyse.

Les KPI commerciales

Volume de ventes (mensuel et annuel) = Traduit la performance commerciale de vos équipes en charge des ventes.
Nombre de participation à des foires = Vous permet de mesurer si votre trésorerie est saine et si elle est suffisante pour supporter les coûts de tels évènements; qui surviennent plusieurs fois par an.
Vente par artistes = Les artistes qui rapportent le plus à votre galerie.
Vente par zone géographique = Les régions du monde qui rapportent le plus à votre galerie.
Volume de devis (mensuel et annuel) = Traduit un attrait pour vos artistes & collections. En les recoupant avec les ventes par zone géographique et un segment de temps, vous êtes en mesure de connaître d’où proviennent les demandes et comprendre si en fonction des mois il y a des effets sur votre performance commerciale.
Ventes par service = Si vous proposez des services de conseil, d’accrochage, de location d’oeuvres, etc… il est important de savoir ce qui marche le mieux et si cela vaut le coup de développer cette activité en parallèle.
Meilleurs acheteurs = Ceux qui dépensent le plus
Nombre de contacts qualifiés par évènements = Vous permet de savoir les évènements sur lesquels votre retour sur investissement (R.O.I) est le plus important.

Les KPI communication & marketing (web & social media)

Fréquentation du site Internet – objectif : faire en sorte qu’elle ne décline pas et qu’elle permet de générer des leads qualifiés et de qualité
Notoriété & visibilité – objectif : développer la visibilité de votre galerie, de vos oeuvres ou artistes sur le web et les médias sociaux.
Acquisition – objectif: développer mon audience cible sur mes réseaux sociaux.
Interaction (engagement)– objectif – Générer des interactions et des demandes entre mes audiences cibles et mes offres (artistes, oeuvres, évènements), développer la part des ambassadeurs.
Satisfaction client – objectif –  Améliorer la perception de ma marque de façon positive et la satisfaction envers mes offres et services.
Conversion – objectif : Convertir mes leads social media en leads qualifiés pour ma galerie.

KPI généralistes

Satisfaction des visiteurs et des acheteurs de la galerie(satisfaction par rapport à la programmation de la galerie).
Satisfaction personnelle (temps passé consacré aux projets, la satisfaction de vos équipes, des artistes que vous représentez…).
Croissance et compétitivité de la galerie (partage sur le marché, nouveauté dans la programmation, retour sur investissement).
Image et réputation de la galerie (image dans la communauté artistique, auprès des acheteurs).
Santé financière (gestion et contrôle des coûts et notamment des coûts de production, équilibrage des revenus, dépenses et du budget global).
Soutien financier extérieur (l’accroissement du nombre de soutiens financiers que vous obtenez).

Outils et recommandations

Pour utiliser vos KPI correctement, vous devez les « scorer », c’est-à-dire leur affecter des valeurs et un score indiquant si la tonalité observée est plutôt très négative, négative, correcte, positive voire très positive. Voici quelques recommandations que nous partageons avec vous :

– Vos KPI devraient être standardisés (Exemple : utiliser les % pour estimer la part d’un marché/croissance/variation de budget; € ou tout autre devise pour mesurer les dépenses; etc…)
– Soyez clairs et rigoureux et séparez les KPI : Revenues, dépenses, coûts…
– Utilisez des légendes avec des couleurs distinctes pour rendre la visualisation plus simple pour vous ou vos équipes

S’inspirer des outils du marketing digital

Une des recommandations que nous pouvons faire est probablement de s’inspirer des méthodes et outils qui ont cours dans le domaine du marketing digital. Ainsi, ne pas hésiter à emprunter des grilles d’analyse au marketing web et à les ré-adapter à votre activité. Ces méthodes et outils ont largement fait leur preuve et peuvent s’appliquer à votre activité plus simplement que vous ne le pensez. Par exemple, n’hésitez pas à utiliser ces outils pour mesurer l’expérience et la satisfaction client, un enjeu clé aujourdui.

– Utilisation du NPS
– Intégrer une boucle de feedback sur vos évènements et contenus diffusés avec un Quizz et GoogleForms
– Apprenez à qualifier votre audience avec Google Analytics

De nombreux outils gratuits et simples à utiliser sont à votre disposition, utilisez les pour améliorer votre gestion et à connaître votre audience et leurs attentes.