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Puis-je faire confiance à mes data stockées dans le cloud ?

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Nous avons pu nous en apercevoir, sur le marché de l’art lorsqu’on évoque les notions de data, stockage de données d’inventaire dans le cloud ou de « compliance », une très grande majorité des acteurs ne saisissent pas correctement les enjeux. Et pour cause, ces questions techniques dépassent de loin la réalité d’un acteur du marché de l’art.

Pour aider nos utilisateurs à mieux comprendre de quoi il s’agit et pour les accompagner dans cette transition, nous tentons à travers ce billet à éclaircir ces points afin de les aider à mieux appréhender les termes et concepts liés à cet écosystème numérique de plus en plus indispensable pour la gestion de nos données.

Définir le Cloud

Auparavant, le stockage de données – qui plus est de gros volumes de données – s’effectuait sur des ordinateurs ou des serveurs physiques. En effet, les données étaient rassemblées dans de grandes salles où l’on trouvait de grosses boîtes que l’on appelle « serveurs ».

Photo d’un datacenter

Pour vous aider à mieux visualiser, prenons un exemple concret. Les galeries ont généralement de gros volumes de données à traiter : photos des oeuvres en HD, fiches techniques, dossiers, documents relatifs aux artistes et aux oeuvres…La plupart du temps, ces dernières conservent les fichiers images des collections sur ordinateur. D’autres préfèrent faire l’acquisition de clés UBS ou de disques durs permettant de contenir des MÉGA, GIGA, TÉRA, PETA, EXA de données… Ces data sont souvent des données transactionnelles, des fichiers clients qui ont 20 années d’existence, parfois bien plus. On le comprend, ces données sont importantes par leur volume mais aussi par leur valeur, l’enjeu est donc de taille.

Lorsqu’on parle de « stockage dans le nuage », cette expression fait référence au fait que les données ne sont plus « physiquement » déposées sur un device; clé USB ou disque dur. En effet, avant la majorité des data étaient avant stockées sur disque dur, clé USB, serveur physique ou ordinateur. Désormais, les données sont toujours stockées sur des serveurs physiques mais sont accessibles via une base de données accessible à distance via un tiers de confiance.

Internet établit la connexion entre votre ordinateur, votre base de données accessible à distance et ce fameux tiers de confiance (qui peut être votre fournisseur de service par exemple) qui a pour travail quotidien de maintenir la sécurité de l’infrastructure et la délivrabilité du service (i.e de vos données) 24h/24 et 7j/7.

Les avantages du stockage dans le Cloud

Bien qu’il semble effrayant de stocker ses données clients, d’inventaire, etc… en ligne, le stockage dans le nuage offre de nombreux bénéfices. En réalité, de plus en plus, le stockage dans le cloud devient la norme quand il s’agit de stocker de gros volumes de données dans de nombreuses industries.

Les données sont automatiquement sauvegardées, sécurisées et restaurables au besoin

La plupart des galeries sont très inquiètes par le fait que des données privées soient stockées dans le cloud car à priori elle ne seraient pas sécurisées. Plus effrayant encore pour certaines, l’éventualité de la perte de données. Pourtant, ces craintes, même si le risque zéro n’existe jamais, sont de moins en moins fondées. Le fait est que les technologies cloud sont relativement neuves pour le grand public; les utilisateurs ont encore le sentiment que les disques durs externes et clés USB prémunissent contre la perte de données.  En réalité, il existe toujours le risque d’égarer ou de casser ces supports. Dans ce cas, les données stockées peuvent ne pas être récupérées ou restaurées.

En utilisant un service comme AnatoleTools, vous pouvez bénéficier de toute la sécurité du service à travers un service utilisant les derniers protocoles de sécurité et d’encryptage. Chez AnatoleTools, par exemple, toutes les données de nos galeries clientes sont encryptées de bout en bout (de l’ordinateur qui charge les données jusqu’à l’arrivée de ces dernières sur les serveurs).

Plus encore, les bases de données sont sauvegardées plusieurs fois par jour pour éviter la perte sèche de données clients. En outre, si un client venait à supprimer des données accidentellement il est possible de les restaurer simplement et ainsi de recouvrir toutes les données enregistrées : factures, ficher client, données des oeuvres…Nous prenons un grand soin des données clients pour éviter d’être confronté à la perte de données.

Accéder à ses données de partout, quand on le souhaite

Avec un système de gestion d’activité et de collection, hébergé dans le nuage, vous avez l’assurance de pouvoir accéder à vos données 24h/24 et 7j/7 sans avoir à transporter un disque dur externe ou une clé USB. Si vous disposez d’une connexion internet et que vous avez un ordinateur, une tablette ou un smartphone, vous pouvez vous connecter simplement à l’application peu importe le terminal utilisé et mettre à jour vos données selon vos besoins.

Mise à jour en temps-réel

L’un des avantages majeurs du stockage dans le nuage de vos données est la mise à jour en temps réel de vos données. Si vous allez à la rencontre de clients et que l’un des membres de l’équipe effectue une vente au même moment, vous saurez que cette pièce n’est plus disponible à la vente. Pratique pour la gestion de son activité commerciale.

En d’autres termes, il n’y a aucune chance pour que vous vous mettiez à vendre une pièce que vous n’avez plus à disposition car vous êtes capable de connaître l’état de votre stock en temps-réel. Si vous stockez vos données sur un disque dur ou sur votre ordinateur, vous n’avez pas accès aux données en temps-réel. Pensez-y.