Comment passer d’Excel à un CRM pour développer votre activité ?

Dernière mise à jour le 31/01/2018 à 05:29

Excel/Google spreasheet est probablement l’un des outils les plus utilisés. De la TPE au grand groupe, toutes les entreprises aiment cet outil qui permet de centraliser l’ensemble des données essentielles à une activité professionnelle (information de contacts, suivi/gestion de projet, plan marketing…). Dans ce billet, on vous explique en détail pourquoi utiliser une solution de gestion de base de données adaptée à vos besoins métiers et comment ces solutions peuvent vous faire gagner en productivité, améliorer la collaboration et développer votre activité.

Avantages et inconvenients d’Excel

Evidemment, il y a des certaines tâches essentielles à votre activité, qu’Excel ou tout au logiciel ne pourra jamais réaliser. Pourtant, il y a des tâches quotidiennes et certains aspects de votre activité pour lesquelles, par habitude, on utilise encore Excel ou des systèmes obsolètes. En tant que galeriste, vous avez des tâches précises à planifier (par exemple organiser un vernissage, expédier vos oeuvres pour une foire, organiser un projet d’exposition avec un artiste…), utiliser Excel peut paraître pertinent mais lorsque que vous avez besoin d’aller plus loin car l’activité s’intensifie, comment faire? Par exemple, si vous travaillez à 5 comment être au courant d’où vous en êtes? recevoir des notifications de rappel peut s’avérer dans ce cas très utile.

De la même manière, si vous souhaitez conserver vos informations à jour rapidement (par exemple adresse e-mail, numéro de téléphone…), un outil comme Excel peut s’avérer dans certains cas se révéler contre-productif parce que relativement peu flexible dans la mesure où vous allez probablement, à un moment donné, vous retrouver bloqué avec des milliers de lignes et colonnes où l’information que l’on recherche rapidement devient rapidement illisible.

« Chaque contact que nous avons avec un client influence le fait qu’il reviendra ou non. Nous devons être exceptionnels à chaque fois ou bien nous le perdrons. » Kevin Stirtz, Thomson Reuters

Pourquoi arrêter d’utiliser Excel si ça fonctionne  ?

Evidemment, une question peut se poser : si Excel ne fonctionne pas si mal pourquoi changer de système de gestion de données ? C’est une question légitime mais prenons un exemple concret pour illustrer notre propos, imaginez ajouter à votre fichier Excel toutes les tâches à réaliser sur une semaine réparties entre tous vos collaborateurs. Comment pouvez-vous être au courant de l’état d’avancement de ces dernières, ajouter des pièces jointes relatives ou commenter ou préciser ces tâches ? Faire cela avec Excel est évidemment possible mais bien plus complexe que d’utiliser une solution adaptée pour une gestion des tâches plus poussée. Vous pouvez par exemple utiliser une solution comme Trello  ou encore AnatoleTools.

Screenshot du module calendrier de la solution AnatoleTools

Comment savoir si quelqu’un a apporté une modification à votre document Excel? Vous devez accéder à l’historique des modifications, qui peut s’avérer être une tâche pas forcément simple pour l’ensemble de vos collaborateurs. En utilisant une solution adaptée, vous savez immédiatement qui a modifié une tâche et quand. L’utilisation des feuilles Excel vous limite car votre marge de manoeuvre dépend de ce que l’outil peut vous proposer comme marge de modification en termes de gestion de données. En revanche, en utilisant une solution applicative adaptée vous pouvez aller beaucoup plus loin. Par exemple, vous pouvez utiliser tous vos supports de navigation (i.e ordinateur, tablette, smartphone), avoir les données synchronisées et temps-réel, créer rapidement une nouvelle tâche ou encore envoyer des propositions à des collectionneurs intéressées par vos oeuvres. Cela vous permet de faciliter les transactions ou la gestion des tâches essentielles à votre activité.

Visualisation des factures dans le logiciel AnatoleTools

Comment une solution de gestion vous aide t-elle à vous développer?

Utiliser une solution de gestion de collection est un atout indéniable car ces solutions, qui combinent CRM, facturation ou le suivi de collections vous aident à booster votre productivité, à garder le contact avec vos clients ou à en acquérir de nouveau.

Tous vos contacts stockés au même endroit

Avec AnatoleTools, vous bénéficiez d’un environnement sécurisé où l’ensemble de vos équipes peuvent partager des informations essentielles à propos de vos clients, créer de nouveaux contacts suite à des rencontres réalisées sur une foire par exemple. Cette transparence de l’information au sein de vos équipes impacte positivement la productivité de vos équipes, l’inclusion et permet de rendre l’accessibilité à l’information beaucoup plus simple.

Listing de vos contacts dans le module « Contacts » de la solution AnatoleTools

Connectez votre e-mail et gérer d’où du même endroit

Avec une solution de gestion de collections adaptée vous pouvez envoyer des e-mails ciblés depuis votre interface utilisateur. Par exemple, cela a l’avantage de vous permettre de mettre à jour facilement le statut de vos ventes en temps-réel.

Partage d’oeuvres depuis votre interface client AnatoleTools

Générez des rapports pour vos ventes/oeuvres…

Avec une solution de gestion de collections, vous pouvez aussi et surtout générer des rapports relatifs à votre activité commerciale, vous permettant ainsi d’avoir un pilotage de votre activité beaucoup plus simplement et d’avoir une vision à 360°. Parfois, une vente ne tient à pas grand chose mais parfois elle peut être le fait d’une mauvaise gestion de vos prospects. En tant que gérant.e d’une entité commerciale, le pilotage des données de vente est une activité essentielle que vous vous devez de maîtriser. Utiliser des outils adaptés dans cette tâche est une décision sage.

Si vous trouvez ces arguments pertinents, il est peut-être temps de changer de système

C’est vrai, changer de système de gestion ne se fait pas en un jour. Les frictions peuvent être importantes, il faut aussi que vos collaborateurs puissent s’habituer au changement, apprendre à utiliser ces nouveaux outils. Toutefois, sachez que sur le long terme ce changement s’avèrera payant puisque la gestion des ressources pourra être à terme largement optimisée améliorant dans le même temps la collaboration, la relation client ou encore la communication au sein de vos équipe. Finalement, permettre une meilleure gestion de vos données est un atout commercial qu’il ne faut pas négliger.

Et surtout, le gain de temps sur certaines tâches sert votre activité puisque vous pouvez vous concentrer sur des tâches à forte valeur ajoutée. Chez AnatoleTools, notre but est de voir évoluer le marché de l’art, l’assistance des nouvelles technologies peut se révéler d’un grand secours.