Fonctionnalités produit

Comment créer des factures dans AnatoleTools ?

De belles histoires chaque jour...

Recevez directement dans votre boîte mail de belles histoires, des conseils, des ressources et plus encore sur la digitalisation et les innovations sur le marché de l'art.
Adresse e-mail
Promis, pas de spams

La solution SaaS Anatoletools est un outil de gestion complet permettant de gérer son stock, son fichier clients mais également de créer, d’éditer des factures en y ajoutant vos oeuvres ou vos services, les exporter et les envoyer par e-mail à vos clients depuis l’application. Mieux, le logiciel gère automatiquement le calcul de la TVA (sur marge, forfaitaire…). Présentation de cette fonctionnalité clés pour les utilisateurs

Gérez votre stock d'oeuvres, générez des catalogues au format .pdf, créez des factures et 
envoyez les par e-mail depuis votre espace à vos clients. 
→ Découvrez notre logiciel de gestion pour galeries d'art.

Listing des factures éditées

Paramétrez vos taux de TVA

Avant de démarrer l’utilisation du service de facturation, il vous paramétrer vos taux de TVA. Depuis le panneau de « Configurations » et dans l’onglet « Général », vous pouvez paramétrer vos taux de TVA pour les adapter à vos besoins. Ainsi, sur le marché de l’art en tant que galeries domiciliée en France et en fonction de ce que vous vendez, on distingue plusieurs régimes de TVA possibles :

→ TVA sur marge
→ TVA sur la totalité du prix de vente
→ TVA et ventes au sein de l’U.E
→ TVA et ventes hors d l’U.E

Depuis, le panneau de configuration vous pouvez créer des taux personnalisés pour les adapter à votre structure. Pour cela, il vous suffit d’ajouter un « nom » (correspond à l’affichage dans l’ensemble du logiciel pour le distinguer), une « référence » (correspond au nom court du régime de TVA), un « taux » (correspond au régime de TVA qui sert au calcul) puis de cliquer sur « Ajouter ». Pour information, tous les prix exprimés dans le logiciel le sont en H.T.

Création des taux de TVA personnalisés

Personnalisez vos factures

Dans le logiciel, vous avez également le loisir de personnaliser vos factures pour les mettre à vos mentions. Depuis le panneau de configuration et via l’onglet « Facturation », vous pouvez personnaliser les éléments suivants :

→ La devise
→ le format de numérotation de factures
→ le texte situé en bas de la facture (ex: mentions légales)
→ Le modèle de facturation parmi les deux au choix (Anatole & Monet)

 NB: Pour la personnalisation de votre logo, de votre numéro de téléphone, adresse, N° de SIRET... 
il vous faut passer l'onglet "Ma Galerie" dans le panneau de configuration.

Personnalisation des infos & du modèle de facture

Facturez vos oeuvres et vos services

Le logiciel vous permet également de créer puis de générer des factures pour vos oeuvres ainsi que pour vos services (ex: accrochage, installation) et d’appliquer un taux de TVA différent pour chacun de ces éléments. Cela peut s’avérer utile si vous souhaitez créer des factures distinguées.

Ajouter des services & des oeuvres à vos factures

Sélectionnez les attributs à faire afficher sur vos factures

Lorsque vous créez des factures pour vos oeuvres, vous avez la possibilité de sélectionner les éléments à faire afficher, en cochant les cases disponibles, parmi les suivants :

→ Nom de l’artiste
→ Référence
→ Style
→ Dimensions de l’oeuvre
→ Nom de l’artiste
→ Informations sur la signature
→ Année de production

Sélection des attributs à afficher sur vos factures

Associer un contact à une facture

Lors de la création d’une facture, vous avez évidemment la possibilité d’associer un contact, enregistré dans le module CRM, à une facture en cours de création.

Associer un contact à une facture

Exportez vos factures au format .pdf

Le logiciel vous permet également d’exporter vos factures au format .pdf. Pour réaliser cela, il vous faut donc aller sur le listing des factures, sélectionner les factures que vous désirez exporter puis cliquer sur le bouton « Exporter » situé en haut à gauche. Si vous désirez exporter une facture en particulier, vous avez une action rapide en cliquant sur le bouton d’actions situé à droite des lignes et sélectionner « exporter en .pdf ».

Export de factures

exporter bouton

Envoyez vos factures par e-mail depuis le logiciel

Vous pouvez également envoyer les factures à vos clients, par e-mail, sans avoir à quitter le logiciel. Pour cela, cliquer sur le bouton « Envoyer un e-mail » situé au niveau des boutons d’action. Vous pouvez ensuite choisir un contact enregistré dans votre base de contact ou entrer un e-mail de votre choix puis ensuite envoyer votre e-mail. Une notification vous indiquera que l’opération s’est bien passée !

Bouton d’action pour l’envoi d’e-mails

Sélection d’un contact pour l’envoi d’un e-mail

Voilà, vous en savez désormais plus sur le service de facturation d’AnatoleTools, si vous avez des questions ou souhaitez en savoir plus sur cette fonctionnalité, vous pouvez également vous rendre sur notre centre d’assistance.

Découvrez également nos ressources gratuites à télécharger gratuitement !