Digitaliser sa galerie d'art

5 raisons de passer au cloud pour la gestion des données des galeries

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Internet a cela de formidable qu’il a permis de modifier nos modes de consommation, de communication et a permis d’être « connecté » en permanence au monde qui nous entoure. A côté de l’aspect usage du web, les infrastructures techniques, ce sont elles aussi, largement développées.

Cet état de fait a permis l’émergence de l’écosystème que nous connaissons et côtoyons au quotidien : les big data, l’IA, Le marketing digital ainsi que les services de gestion de données pour toutes les industries de l’ère pré-internet. Les utilisateurs et les entreprises utilisent de plus en plus d’applications web pour travailler, s’informer, échanger ou acheter. Le marché de l’art, très longtemps en retard sur ces questions, se rattrape. L’impact des nouvelles technologies sur le marché de l’art est grandissant comme en témoigne la dernière édition du rapport « Art & Finance » de la société Deloitte.  L’apparition de nouveaux services à forte valeur ajoutée, permettent sans aucun doute de transformer en profondeur le marché de l’art.

Photographie de la devanture de la galerie Parisienne « La Hune », située à Paris.

Des modes de stockage de data archaïques, parfois dangereux

Avant le développement des infrastructures cloud, beaucoup de secteurs (publics ou privés) confiaient cette tâche ardue à des prestataires indépendants qui prenaient notamment en charge le stockage des données sur des serveurs physiques. Cette pratique s’avérait être assez logique compte tenu du contexte et des possibilités techniques à l’époque. Les données pouvaient difficilement être hébergées différemment de manière sécurisée. Quant au marché de l’art, on assistait finalement sensiblement à la même chose pourtant on pouvait distinguer deux pratiques bien identifiées et largement répandues :

Le stockage sur serveur physique :
De nombreuses galeries fonctionnent encore aujourd’hui de cette façon par habitude plus que par choix mais cela peut finalement s’avérer être dangereux. En novembre dernier, la galerie La Hune, située dans le quartier de Saint-Germain à Paris, a été victime d’un incendie. Cette tragédie est dramatique à deux égards : Le photographe Matthieu Ricard, qui exposait pour la première fois dans une galerie d’Art son travail baptisé « Un demi-siècle dans l’Himalaya », a été complètement brûlé et les serveurs, sur lesquels se trouvaient les archives, étaient également dans la galerie.

L’utilisation de filemaker ou de excel pour gérer sa base données d’oeuvres :
L’autre pratique, elle aussi largement répandue, est l’utilisation de filemaker Pro ou d’excel pour créer une base de données personnalisée de ses collections d’oeuvres d’art. Il faut savoir que filemaker pro a été créé en… 1985 et fonctionne en réseau poste à poste, soit en mode Client-serveur avec le module « FileMaker Server », soit comme il y a plus de 15 ans quand il n’existait pas d’alternatives. Dans ce cas précis, le problème est que FileMaker pro est une solution très ancienne, propriétaire, peu souple, et finalement peu adaptée à faire évoluer les galeries qui l’utilisent afin de les aligner sur les nouveaux usages liés au stockage de données. Autre problème de taille, les galeries doivent faire appel à des prestataires indépendants maîtrisant l’outil. cette situation oblige les galeries à travailler avec les mêmes prestataires pour maintenir à jour le système afin qu’il reste opérationnel et cela peut représenter un poste de dépense relativement élevé. Enfin, les prestataires spécialisés dans la conception de base de données pour galeries font payer des licences d’utilisation coûteuses, ainsi que des frais de maintenance et de mises à jour. Si vous ne connaissez pas l’outil, en voici un aperçu ci-dessous :

Des systèmes de gestion de data peu adaptés au contexte de digitalisation du marché de l’art

Ces systèmes sont d’anciens systèmes, ils constituent la première génération d’outils. En effet, le marché l’art ayant mis du temps à opérer sa transformation numérique, il est normal de voir encore des systèmes comme ceux là être utilisés. Toutefois, ces systèmes sont coûteux et peu innovants. Le contexte de digitalisation du marché pousse les galeristes à devoir réinventer leur métier et à maîtriser les nouveaux canaux de communication et de vente numériques. En outre, de nouvelles technologies émergent régulièrement sur le marché et de nouvelles pratiques émergent également. Finalement, le marché de l’art connaît ce que toutes les industries pré-internet ont dû subir : un bousculement. Les technologies cloud peuvent aider les aider à accélérer leur transformation et à réinventer leur métier en s’appuyant sur des outils innovants et très abordables. En épousant les solutions dite « dans le nuage », les galeries s’ouvrent des véritables perspectives de développement sur la vente, le marketing ou encore la gestion de la relation-client.

Le cloud s’avère être un solide partenaire pour les acteurs du marché de l’art

Sur le marché de l’art, le basculement vers des solutions cloud pour la gestion des données internes s’effectue relativement lentement. Pourtant, ces infrastructures permettraient aux acteurs du marché de l’art de développer de nouveaux services et de faciliter l’effort de marketing et de vente. Les choses changent rapidement et 2018 sera une année importante. En effet, l’édition 2016 du rapport Deloitte, affirmait que depuis plusieurs années, le marché de l’art a vu arriver de nombreux services et produits – souvent développées par des start-ups – permettant non pas de remplacer mais d’aider les acteurs du marché traditionnel dans leur travail au quotidien. Ces nouveaux services et produits se composent notamment des solutions de gestion de collections dans le nuage, des solutions d’authentification et de certification des oeuvres via blockchain ou des services permettant de faciliter la logistique des oeuvres.

Le marché du cloud en France

Depuis quelques années, après une évolution poussive, le cloud s’est peu à peu imposé en France au sein des entreprises et des particuliers. De façon générale, les infrastructure cloud connaissent une forte adoption par les entreprises en France : en effet, 44% d’entre elles utilisent déjà des services IaaS (Infrastructure As A Service), 72% des services SaaS (Software As A service) et 62% utilisent du cloud privé. L’adoption est encore plus importante au sein des entreprises du service privée. On constate que 85% du secteur privé ont adopté le cloud, alors qu’on recense seulement 15% du secteur public (santé, éducation et administration).

Infographie sur le cloud en france réalisée par l’hébergeur de données toulousain Telehouse

Ce qui est en jeu ici c’est de comprendre comment ces nouvelles infrastructures, largement adoptées dans d’autres industries, étant plus souples, moins coûteuses peuvent réinventer la façon dont les galeries – et le marché de l’art de façon générale – travaillent, communiquent et vendent. Le cloud peut permettre d’exploiter plus aisément les canaux digitaux et de mieux maîtriser ses ressources humaines et financières, sans effort.

Trois types de cloud

Cloud privé

Dans cet environnement de cloud, l’infrastructure de serveur virtuel est dédiée à une seule et même entreprise. L’environnement dédié souvent appelée « Cloud privé virtuel » peut être hébergé dans le centre de données d’un fournisseur de cloud, ce qui permet à l’entité concernée de bénéficier de la confidentialité qu’offre un environnement dédié sans avoir à investir dans un centre de données. Le cloud privé peut être également hébergé dans le centre de données de l’entreprise.

Cloud public

Dans cet environnement partagé, l’infrastructure est hébergée dans le centre de données d’un fournisseur de services cloud. Le fournisseur de service cloud fournit aux utilisateurs des capacités de stockage et informatiques à la demande via des portails en libre-service, et les utilisateurs paient la capacité qu’ils utilisent.

Cloud hybride

Cet environnement permet aux entités de configurer et gérer différents environnements de cloud (publics ou privés, sur site ou hébergés) de manière centralisée via une console de gestion commune.

Quid de la sécurité des données dans le cloud ?

La sécurité des données est un enjeu clé dans une économie numérique dans laquelle les infrastructures techniques sont de plus en plus dans le nuage. Pourtant, il faut déjà connaître la politique de sécurité mise en place par les fournisseurs d’infrastructure Cloud. Ils ont certes une part de responsabilité dans la sécurité du Cloud mais leur périmètre est défini de manière extrêmement précise. L’utilisateur a quant lui aussi une responsabilité et il lui convient d’intervenir sur certains éléments pour assurer la sécurité de ses données.

Il existe 2 niveaux de responsabilités :

– Responsabilité du fournisseur Cloud : assurer la sécurité de l’infrastructure Cloud en elle-même (serveurs physiques, stockage, accès au datacenter, réseau, base de données…). Le fournisseur peut sur cet aspect s’appuyer sur des solutions de type pare-feu, de reconnaissance d’empreintes, l’utilisation du SSL/TLS, mettre un système de monitoring d’alertes…

– Responsabilité du client du service : assurer la sécurité de tous ce qui est déployé dans son infrastructure Cloud. Il va définir les règles de son pare-feu, mettre en place une solution de chiffrement pour les mots de passe, de sauvegarde, mettre en place un système de chiffrement de données, restreindre les privilèges et les accès des utilisateurs…

Voyons désormais les cinq raisons principales de passer au cloud pour améliorer pour la gestion des données des galeries.

1. Evolutif & sans engagement

Dans le domaine du « Cloud Hosting », les utilisateurs paient à l’utilisation. C’est la raison pour laquelle le coût de revient pour l’utilisateur du logiciel reste inférieur. De plus, de plus en plus de services proposent des offres sans engagement permettant aux clients de partir du service si le niveau de service n’est pas au niveau des attentes. Cela oblige donc les fournisseurs de services à proposer un niveau de service exceptionnel pour retenir les clients.

2. Haut niveau de disponibilité des ressources

Les infrastructures sont de plus en plus solides et la fréquence d’interruptions du service est de plus en plus rare. La plupart des fournisseurs ont plusieurs serveurs qui prennent le relai si jamais il y avait une problématique.

3. Vitesse

Les infrastructures cloud sont de plus en plus rapides et permettent souvent de travailler à plusieurs et simultanément. Un des avantages du cloud et qu’il augmente la possibilité de collaborer en même temps et donc de gagner du temps.

4. Simple à utiliser

Les logiciels dans le nuage ont l’avantage de ne pas avoir besoin d’être paramètrés, ils sont immédiatement opérationnels. Dans les anciens systèmes, ces paramétrages peuvent faire l’objet de frais supplémentaires pouvant se chiffrer parfois à plusieurs milliers d’euros.

5. Un ratio coût/bénéfice gagnant

Avec le développement des infrastructures, le ratio coût/bénéfice est gagnant pour l’utilisateur. En effet, à part l’abonnement qui donne le droit d’utiliser le logiciel, très peu de dépenses annexes viennent se greffer.

Finalement, l’utilisation du cloud en plus de permettre une baisse des coûts évidentes, permet aussi et surtout aux galeries de développer de nouveaux modèles et d’opérer une transformation numérique désormais devenue un enjeu de survie.