(Guide) Concevoir des campagnes mailing conformes RGPD

Dernière mise à jour le 05/11/2018 à 05:20

Le 25 Mai dernier, la RGPD (réglementation générale pour la protection des données personnelles) est entrée en application. Cette réglementation vise à mieux protéger les utilisateurs concernant l’utilisation de leurs données personnelles. Les marques et entreprises, qui chaque jour, traitent des données privées doivent désormais se mettre en conformité sous peine d’être sanctionnées. Les campagnes mailings sont évidemment concernées. Dans cet article, quelques bonnes pratiques notamment pour la création de campagnes de mailing conformes à la nouvelle réglementation.

Professionnels du marché de l’art, vous êtes concernés

Les acteurs professionnels du marché de l’art qui gèrent des données : galeristes, artistes, maisons de vente, presse spécialisée, etc… Vous êtes aussi concernés par cette nouvelle réglementation puisque vous gérez des données et êtes des entités commerciales reconnues. Ainsi, vous êtes dans l’obligation de mettre en pratique la réglementation et de vous y conformer. On vous propose quelques conseils et outils pour concevoir des campagnes mails conformes. Plus que l’aspect légal de cette nouvelle réglementation, c’est l’occasion pour vous de revoir vos processus d’acquisition et de communication, tout en les optimisant et en tenant compte des notions de transparence et consentement, au centre de la nouvelle loi, permettant ainsi – vous vous en rendrez compte – d’augmenter vos taux de conversion.

Se mettre en conformité

C’est un sujet que nous traitions en détail dans un précédent article (et plus récemment dans un autre ici) et vous alertions sur l’impact de vos campagnes marketing après l’entrée en vigueur de cette loi.

Désormais, vos campagnes doivent être conformes à la nouvelle réglementation pour éviter les sanctions relatives à cette nouvelle disposition légale. Vous devez vous assurer de la conformité en mettant en place des process adaptés qui protègent les données de vos utilisateurs.

Vos listes d’envoi doivent être optimisées

Lors de la préparation de vos campagnes avec la nouvelle réglementation vous devez vous assurer de deux éléments : premièrement, vous assurer du consentement de vos contacts présents dans vos bases de données avant d’envoyer des emails marketing ou transactionnels. Deuxièmement, vous devez pouvoir prouver que les personnes présentes dans vos bases de données à qui vous souhaitez envoyer des mails ont effectivement bien donné leur accord.

Pour faciliter ce processus, nous vous conseillons d’adopter le double opt-in. Il s’agit d’obtenir deux fois le consentement d’un internaute avant de l’ajouter à une liste marketing. La première fois lorsqu’il renseigne un formulaire ; la deuxième fois via un email de confirmation par exemple. De cette manière, il n’y a pas de doute possible quant à la volonté des destinataires de vos campagnes emailing et vous pourrez en plus le prouver facilement.

Le conseil que nous vous donnons et de mettre en place un processus de double opt-in. Le double opt-in est le fait que lors de l’inscription à une newsletter, cette dernière devient effective qu’après avoir cliqué sur un lien figurant dans un e-mail de confirmation d’enregistrement de la demande. L’idée est de s’assurer que l’individu destinataire est bien réellement à l’origine de la démarche d’abonnement.

Processus de double opt-in dans le service Mailchimp

Prenez l’habitude dès à présent, on vous recommande de créer des listes de « désinscription dédiées » où vous consignez systématiquement tous les désinscrits de vos listes. Dès lors, comprenez qu’il ne faut plus leur envoyer des mails si elles/ils ne le désirent plus.

Création d’un processus de désinscription clair

Une des dispositions centrales de la RGPD est de respecter la volonté des utilisateurs et de les protéger contre l’utilisation abusive des données. Ainsi, mettre en place un lien de désinscription facilement accessible est indispensable. C’était déjà obligatoire avant le 25 mai mais désormais vous pourrez être sanctionné pour le non respect de cette disposition.

Ce lien est finalement votre garantie du respect de la volonté de consentement de vos utilisateurs. En réalité, si vous utilisez des solutions de routage comme Mailchimp, ces liens figuraient déjà dans les modèles de mailing à disposition. Si vous n’utilisez pas de solutions comme Mailchimp ou Sendgrid vérifiez que vous avez désormais ce lien en pied de page par exemple.

Pour créer un processus de désinscription clair, nous vous recommandons de créer un espace dédié à la gestion des préférences (ou une page simplement). En effet, cela permettra à vos abonnés de déterminer la fréquence des contenus qu’ils souhaitent recevoir. Sachez que réaliser cela permet premièrement de réduire drastiquement le taux de désinscription à vos newsletters (Sur mailchimp, il s’agit des « notifications d’abonnement et de désabonnement ») et de leur offrir des options « sur-mesure ». Deuxièmement, une fois désabonnés, vous pouvez leur demander les raisons de leur désinscription. Sachez que cette bonne pratique est tout à fait pertinente dans l’optique d’une optimisation d’une stratégie marketing.

Le paramétrage du choix de la fréquence de réception des newsletters de vos abonnés dans mailchimp

Apprenez à devenir transparent…

D’autres obligations viennent s’ajouter à celles sus-citées concernant l’envoi de campagnes mailing. En effet, pour chaque campagne réalisée, vos abonnés doivent être en mesure de pouvoir faire valoir les droits suivants :

> droit à l’accès des données
> droit à la portabilité des données
> droit à la rectification des données enregistrées
> droit à l’effacement des données enregistrées

C’est pourquoi vous devez désormais mettre à jour votre politique d’utilisation des données afin d’informer et d’indiquer la marche à adopter pour que vos abonnés puissent exercer leurs droits. Si vous nommez un DPO (Data Protection Officer, ou Responsable à la Protection des Données) vous devez indiquer son : nom, prénom, adresse email et/ou numéro de téléphone. Autre conseil utile, créez une adresse mail dédiée du type : mesdonnes@monnomdedomaine.com afin de centraliser les demandes.

Quels principes appliquer des campagnes emailing conformes à la RGPD ?

En résumé, voici ce que vous devez retenir pour que vos campagnes soient conformes à la nouvelle réglementation. Tout d’abord, l’aspect le plus important est celui du consentement. Ainsi, vous devez désormais être particulièrement attentifs à vos listes de contacts, proposez un processus de désinscription clair et mettez à jour votre politique des données personnelles pour mettre en avant la transparence.

Si vous souhaitez en savoir plus vous pouvez consulter nos différents articles et guides sur le sujet pour en savoir plus et mieux comprendre cette nouvelle réglementation.

Vous pouvez également, nous suivre sur LinkedIn, Twitter, Facebook ou Instagram pour partager avec nous vos impressions, vos questions ou pour trouver plus de conseils pour la mise en oeuvre de vos processus optimisés conformes à la nouvelle réglementation.